Księgowość dla małej firmy to bieżące prowadzenie ksiąg, uzgadnianie konta bankowego oraz przygotowanie rachunku zysków i strat i bilansu. Payroll obejmuje naliczanie i wypłatę wynagrodzeń, obsługę formularzy oraz kwartalne i roczne raporty podatku od wynagrodzeń. Imperium Group of NY, Inc. prowadzi obie te usługi dla małych firm na Brooklynie.
Właściciel małej firmy ma na głowie zlecenia, pracowników i klientów. Księgi są tym, co ląduje na końcu listy — a potem, w kwietniu, okazuje się, że przez rok nikt ich nie uporządkował. Znamy ten scenariusz z Greenpointu i okolic aż nadto dobrze.
Bieżące prowadzenie ksiąg
Co miesiąc albo co kwartał, zależnie od potrzeb firmy, wykonujemy stały zestaw czynności. Uzgadniamy konto bankowe, czyli porównujemy wyciągi z zapisami w księgach i wyjaśniamy różnice. Bez tego kroku każde kolejne zestawienie jest tylko przybliżeniem.
Następnie przygotowujemy rachunek zysków i strat — zestawienie przychodów i kosztów za okres — oraz bilans, pokazujący majątek firmy i jej zobowiązania na dany dzień. To dwa dokumenty, o które prędzej czy później zapyta bank, leasingodawca albo urząd.
- Uzgodnienie konta bankowego i wyjaśnienie różnic
- Rachunek zysków i strat oraz bilans za ustalony okres
- Porządkowanie księgi głównej i kategoryzacji kosztów
- Nielimitowane konsultacje w ramach obsługi
Porządkujemy też księgę główną: prostujemy błędne zapisy, poprawiamy kategoryzację kosztów i usuwamy duplikaty. W praktyce wygląda to tak, że po kilku miesiącach współpracy właściciel firmy pierwszy raz widzi rzeczywisty obraz swoich kosztów, a nie ich przybliżenie.
Zestawienia przekazujemy w ustalonym rytmie, a nie raz do roku. Dzięki temu decyzje o zakupie sprzętu, zatrudnieniu kolejnej osoby czy podniesieniu stawek podejmują Państwo na podstawie liczb z ostatniego zamkniętego okresu. Różnica między prowadzeniem firmy „na wyczucie” a prowadzeniem jej na danych bywa widoczna już po jednym kwartale.
W ramach obsługi księgowej zapewniamy nielimitowane konsultacje. Pytanie o to, czy dany wydatek jest kosztem firmy, albo czy warto kupić sprzęt jeszcze w tym roku, nie wymaga umawiania osobnej wizyty.
Payroll — obsługa listy płac
Zatrudnienie pierwszego pracownika zmienia firmę bardziej, niż się wydaje. Pojawiają się terminy wypłat, potrącenia, formularze i raporty, których nie da się złożyć „przy okazji”.
Przejmujemy tę część na siebie. Obsługujemy naliczanie i przetwarzanie wynagrodzeń, drukowanie czeków, przelewy direct deposit oraz karty płatnicze dla pracowników. Formularze związane z zatrudnieniem przygotowujemy i obsługujemy na bieżąco, w terminach wynikających z przepisów.
Pilnujemy również raportowania do organów podatkowych: kwartalnych deklaracji payroll tax i rozliczeń rocznych. Jeżeli pojawi się rozbieżność albo pismo z urzędu, zajmujemy się jej wyjaśnieniem, zamiast odsyłać Państwa do infolinii.
Przy zatrudnieniu ważna jest też poprawna klasyfikacja osoby wykonującej pracę: pracownik i podwykonawca rozliczani są inaczej, a pomyłka w tej kwestii potrafi wrócić po latach. Omawiamy to z Państwem na początku współpracy, zanim ustawimy listę płac.
Rozwiązanie płacowe dobieramy do wielkości firmy. Inaczej wygląda obsługa dwóch pracowników wypłacanych raz w miesiącu, inaczej ekipy budowlanej rozliczanej co tydzień, z różnymi stawkami i nadgodzinami.
Dla kogo prowadzimy księgi
Naszymi klientami są przede wszystkim małe firmy z Greenpointu, Brooklynu i Queens. Firmy budowlane i remontowe, wykonawcy specjalistyczni, sklepy i punkty usługowe, transport i dostawy, salony, gabinety, jednoosobowe działalności i osoby pracujące na 1099.
Prowadzimy księgi firm już działających i tych, które dopiero ruszają. Przy starcie działalności pomagamy ustawić porządek od pierwszego miesiąca — bo poprawianie zapisów wstecz kosztuje więcej czasu niż zrobienie ich dobrze od razu.
Zakres obsługi jest elastyczny. Można zostawić u nas wyłącznie księgowość, wyłącznie payroll albo obie te rzeczy razem z rozliczeniem podatkowym firmy i planowaniem podatkowym na kolejny rok.
Realia małej firmy w Nowym Jorku
Firma działająca w Nowym Jorku raportuje na dwóch poziomach — federalnym i stanowym — a przy zatrudnieniu dochodzą obowiązki wobec instytucji stanowych. Terminy są sztywne, a spóźnienie kosztuje.
Do tego dochodzą wymogi, które pojawiają się przy okazji: dokumentacja potrzebna do ubezpieczenia firmy, zestawienia wymagane przy wniosku kredytowym, dowody przychodów przy przetargach i zleceniach dla większych podmiotów. Uporządkowane księgi przestają wtedy być formalnością i stają się warunkiem prowadzenia rozmowy.
Jeżeli równolegle potrzebują Państwo polisy dla firmy, General Liability lub Workers Compensation dobierzemy w tym samym biurze, na podstawie danych, które już znamy.